Slanje dokumenta "na papir

Svi znamo da se dokumenat formiran i popunjen u bilo kojem od poslovnih modula može biti 'poslan' na papir. To se podrazumijeva i svi mislimo da znamo o čemu se radi: na na računalo je prikopčan printer i na njemu će se otprintati taj dokument.

Zašto je ispis još uvijek toliko važan? Znamo da se u modernom poslovanju ispisi na papir se ukidaju ili svode na najmanju mjeru. Dokumente, poput ponuda ili računa, više nije potrebno slati poštom u kovertama. Izvještaji o poslovanju se više ne predaju u poreznu upravu na propisanim obrascima, nego se šalju elektronski. Evidencije o poslovanju nije potrebno držati u registratorima već mogu stajati pohranjeni na hard disk ili CD.

Pa ipak, u modernim se poslovnim programima najveća pozornost posvećuje upravo ispisu izvještaja. Za to postoje jednostavni razlozi, koji u konačnici označavaju i ono što je ključno u čitavom poslovnom procesu.

Izvještaj na papiru ne znači samo formalni ispis koji obavljamo zato što moramo. Kad ispisujemo report, zapravo formiramo dokument iz podataka koji trenutno stoje u prikazu na ekranu. U tome i jest glavna kvaka: zahvaljujući moćnim programskim funkcijama za filtriranje, sortiranje i povezivanje iz baza podataka, moguće je prije ispisa prirediti izvještaj koji označava tražene rezultate poslovanja: npr. otvorene stavke po zadanim kupcima izdanim u zadanom razdoblju, a koji su stigli na naplatu prošli tjedan. Ili, rezultate prodaje artikala iz zadane grupe u prva tri mjeseca i u druga tri mjeseca itd.

Ono što je najbitnije u softverskom ispisu to što tako priređen izvještaj ne mora ni biti poslan na papir. Moguće ga je prikazati na ekranu i on će biti prikazan u istom obliku kakav bi bio i na papiru.

Ispis ne mora biti na papir

E sad stižemo do najvažnije karakteristike softverskog ispisa: on se zove izvoz. O čemu se radi? Tako priređen izvještaj se jednostavnim funkcijama može 'izvesti' u fajl u nekom od formata koje čitaju drugi programi: doc (microsoft word), pdf (acrobat reader), xls (microsoft excel) itd.

Dakle, umjesto printanja izvještaja na papir postoji spremanje u fajl. Fajl je pripremljen u formatu koji danas svatko može otvoriti i prikazati na svom računalu. Račun koji formirate u programu za fakturiranje ne šaljete na papir, nego u pdf fajl i taj fajl pošaljete kupcu u mailu kao privitak.

Od svih formata u koji se izvještaj može izvesti možda je najmoćniji excel. Malo bolje upućen korisnik zna da se excelom mogu raditi kojekakvi dodatni izvještaji, prikazi ili čak i operacije na podacima. U današnjim poslovnim sistemima manageri i ne moraju koristiti poslovni softver: samo zatraže od svojih zaposlenih npr. kvartalni izvještaj po kupcima u excelu.

Izvoz izvještaja u 2 koraka

Formirajte račun i kliknite "Na ekran"

U prozoru u kojem je prikazan report, kliknite gumb "Export report". Odaberite tip (rpt, pdf, xls,doc, rtf), upišite naziv fajla i odaberite lokaciju.