Današnji svijet je prepun tehnoloških rješenja koji bi naš život i posao trebali učiniti lakšim i ugodnijim. No, u bezbrojnim tech proizvodima, rješenjima, platformama i softverima koji danas postoje zapravo vrlo je teško izabrati pravo rješenje za vaše poslovne potrebe. Kad postoji toliko mnogo opcija na raspolaganju, kako znati koji je najbolji poslovni softver za vašu tvrtku?

Poslovni i knjigovodstveni softver, naravno, ne služi samo da biste ispunili zakonske obaveze i „uredno vodili knjigovodstvo“ . Pravilan odabir i  korištenje poslovnog softvera može ne samo olakšati rad i rukovanje dokumentima nego i itekako unaprijediti poslovanje.

Kupovina poslovnog softvera zahtjeva promišljenu strategiju koja uzima u obzir sve vaše potrebe i zahtjeve. Prije nego što krenete u potragu, treba se pripremiti, odnosno, znati što tražite i gdje možete pogriješiti.

Izbjegavanjem uobičajenih grešaka koje male tvrtke obično čine prilikom kupnje softverskog rješenja, možete povećati izglede da ćete odabrati proizvod koji najbolje odgovara vašim potrebama, proračunu i ciljevima vaše tvrtke.

Osam najvećih zabluda kojih ljudi često nisu svjesni kad kupuju softver:

1. Moj šogor sve zna

Mnogi od nas se vole osloniti na tuđe znanje i skloni smo vjerovati da će netko koga poznajemo zna više i bolje nego mi. Svatko od nas ima susjeda ili rođaka „informatičara“ koji zna sve, pa je dovoljno njega upitati i on će nam reći sve što trebamo znati.

Iako je dobro imati pri ruci osobu koja je „majstor“ i koja vam pomaže prilikom različitih problema oko kompjutera,  za odluku o kupovini poslovnog softvera ipak se nemojte oslanjati samo na njegove savjete. Još je veća pogreška njemu prepustiti da odabire ili odlučuje umjesto vas.

2. Pitat ću prijateljicu knjigovođu o knjigovodstvenim programima

Bilo da smo početnici ili iskusniji korisnici poslovnog softvera, svi mi imamo poznanike i prijatelje koji se bave istim ili sličnim poslom i za koje znamo da imaju „neki“ softver.  Često smo i skloni svoje znanje i sposobnosti neutemeljeno podcijeniti i bez poznavanja tuđeg znanja reći: „Ona je knjigovođa 20 godina i sigurno zna bolje od mene što je dobar softver.“  Stratešku odluku o kojoj ovisi vaš posao tako vjerojatno prepuštate nekome tko bez ikakve sumnje ima ograničenu i manjkavu spoznaju o tome što vama treba.

Iskustvo starijih poznavalaca softvera jest dragocjeno i vrijedno, međutim ne u svakoj prilici.  Pogledajmo šire: na svijetu ima toliko mnogo vrsta raznih poslova da baš nitko ne zna i ne može znati sve o svakom. A još kad znamo da se svaki od tih poslova može i voditi na više načina i da svaki od tih načina može voditi pomoću kompjutera na brojne različite načine, onda tek dobijemo pojam koliko je softversko rješavanje poslovnih problema široko područje. Kad tome pridodamo činjenicu da knjigovođe u velikim firmama obično prate samo jedan manji segment u poslovnom procesu i imaju pristup samo dijelu ukupnog softverskog sistema, onda shvatimo da s te strane ne trebamo očekivati pomoć.

3. Što je softver skuplji, to je bolji

Jedan od najvažnijih kriterija prilikom izbora softvera svakako je njegova cijena. Međutim, to nikako ne smije biti prvi kriterij. Kao što je pogrešno pretpostaviti da će skup softver sigurno zadovoljiti sve vaše zahtjeve, tako je pogrešno i misliti da jeftin softver ne vrijedi ništa.

Na tržištu ima jako skupih i detaljno razrađenih programa sa puno raznih opcija i brojnim mogućnostima. Iako će vam se možda u prvi trenutak učiniti privlačnim što ćete za svoj novac dobiti više, trebali biste znati što u stvari kupujete i treba li vam to.

Kao prvo, ako razmislite, shvatit ćete da vam većina naprednih i čudesnih mogućnosti koje možete vidjeti u reklamama nikada do sad nije trebala. Možete li zamisliti situaciju u kojoj bi vam dobro došla, npr. mogućnost izvoza izvještaja direktno na web stranicu? Treba li vam izvještaj o kvartalnoj prodaji po referentima za najbolje domaće kupce izdvojene po mjestu troška i organizacijskoj jedinici? Što stoji iza sadržaja sjajnih reklama što prikazuju proizvode koji izgledaju svemogući? Kako bi vaše knjigovodstvo bilo unaprijeđeno kad biste ga vodili u „oblaku“?

Ono na što najviše trebate obratiti pozornost  jest to što su te razne mogućnosti koje neki proizvođači ugrađuju u softver često izvedene na način da ometaju ili onemoguju svakodnevni običan rad. Glavni cilj pojedine poslovne softverske operacije je na što kraći i što brži način dobiti rezultat koji sadrži sve što je potrebno. Ako prilikom rada morate desetine puta kliknuti da biste spriječili softver da obavi ono što vam ne treba, onda je cilj promašen. Ili, ako u zbrci raznih mogućnosti imate problem doći do one koja vam najčešće treba, onda softver nema osnovni smisao.

Treba biti načisto i s činjenicom da na tržištu ima i amaterskog i lošeg softvera koji vam se zbog cijene može učiniti privlačnim. Valja biti oprezan, jer će se pokazati da je vrlo je neugodno utrošiti vrijeme i energiju pokušavajući  koristiti softver za koji nakon nekog vremena utvrdite da je toliko loš da je  neupotrebljiv.

Ljudi ponekad misle da je za malu firmu dovoljan najosnovniji i najjeftiniji softver. Je li to tako? Jeftin softver koji ističe da sadrži osnovne operacije ipak ne mora biti dobro rješenje. Iako planirate obavljati samo osnovno, najvažnije je utvrditi može li taj softver brzo, jednostavno i bez greške obaviti posao koji radite. Često se složenijim softverom jednostavne operacije obavljaju brže nego onim jedostavnijim i jeftinijim. Softver možete ocijeniti kvalitetnim kad i ako i ima naprednije funkcije koje vam ne trebaju često, one ne ometaju i ne koče osnovne operacije.

4. Nije bitno koji je i kakav je softver ako sam čuo da on kod nekoga funkcionira

Čak i manje upućeni budući korisnik zna što poslovni softver sadrži  i koje su mu funkcije:  glavna knjiga, konta, duguje, potražuje, skladište, primke, otpremnice, računi... Osnovne funkcije ima i treba imati svaki softver. Pa znamo li uopće po čemu se poslovni softveri razlikuju na što treba obratiti pozornost?

Odabrati softver bi najjednostavnije bi bilo kad biste prethodno imali pripremljenu listu funkcija koje program treba imati. Tada biste svaki softver mogli nepogrešivo ocijeniti. Iako među uvjetima ima i takvih, precizno definiranih i neupitnih stavki, ipak nije sve tako jednostavno.

Kad kažete, primjerice, da želite program koji ima „bilancu“, niste pitali želite li mogućnost izračunavanja bilance i za period ili je dovoljno na cijeloj glavnoj knjizi, želite li bilancu i za analitiku ili samo sintetiku, trebate li razdiobe, radne jedinice i odjele, kakav ispis želite, itd itd.

Ovdje je lista glavnih karakteristika softvera o kojima trebate znati ono osnovno prije nego krenete u potragu:

Alati i platforma

Čak i kada znamo precizno postaviti softverski zahtjev koji tražimo, treba znati i da on može biti u različitim softverskim rješenjima različito postavljen i rješen. Rješenje, naravno, ovisi o mašti i sposobnosti programera koji je razvio softver, ali ponajviše o najbitnijoj stavci: o programskom jeziku i bazi podataka kojim je softver isprogramiran.

Alati i platforma kojim majstori rade u softverskoj industriji važniji su nego u bilo kojoj drugoj grani. Lošim ili zastajelim programskim alatom ne samo da se proizvodi manje kvalitetan softver; često je starim alatom posve nemoguće napraviti program koji bi zadovoljio minimum današnjih zahtjeva.

Prvo od Vaših pitanja trebalo bi biti: kojim alatom i kojim programskim jezikom je programsko rješenje izvedeno? Ako je odgovor NET alatima (C#, VB.NET ili C++) i NobgoDB baza podataka, možete biti sigurni da je alat vrhunski i da radi na svim platformama: windows XP, windows vista, 7, 8, 10 ...

Baza podataka je bitna ne samo zbog pouzdanosti i sigurnosti:  možete biti sigurni da će vam  kad-tad zatrebati neke od mogućnosti koje dobre baze podataka imaju: izvoz u drugi format, prijenos u drugi server, dostupnost s različitih platformi itd.

Načini upisa i prikaza podataka

Zašto je važno kako izglada sustav upisa i prikaza podataka? Netko će reći da je najvažnije da su podaci i izračun točni i da se na kraju dobije sve što se traži. No nije baš tako. Ti prikazi, slike, gumbići, tablice stajat će vam pred očima svakodnevno i po nekoliko sati možda i tako možda i nekoliko  godina. Svaki detalj i svaku sitnicu poznavat ćete bolje bilo čega drugoga. Zašto biste trpjeli nešto što vas nervira? Međutim, mnogo je važnije od samog izgleda prkaza na ekranu je funcionalnost i način korištenja. Najveća vrijednost kvalitetnog softvera je što se njime na lak i brz način obavljaju složene operacije. Za neku osnovnu operaciju koju ćete svakodnevno obavljati stotine puta, razlika od pula sekunde ili dva klika mišem manje itekako puno znači. Izgled i funkcionalnost su duboko isprepleteni.

Na tršištu ima i mnogo veoma lošeg softvera koji se po mogućnostima i načinu izvedbe uopće ne   razlikuju od zastarjele i prevaziđene DOS arhitekture, iako su napravljeni u windowsima.  Takav amaterski i loš softver se može prepoznati već na prvi pogled.

Pa kako ćete prepoznati kvalitetan softver već po izgledu? Opisat ćemo jedan od jedan od glavih pokazatelja: upis u tablicu. Svi znamo što je tablica. Većina rezultata poslovnih i knjigovodstvenih operacija uglavnom je prikazana u tablicama. Dodavanje redaka i upis u tablicu jedna je najvažnijih operacija u poslovnim i knjigovodstvenim programima. Tu je glavni test. Dakle, ako je način upisa takav da se podaci upisuju u zasebne tekst linije, pa onda s jednim ili više poteza „prebacuju“ u tablicu, onda je riječ o lošem softveru. U tom načinu tablica se samo može pregledavati, a svaki upis i dodavanje zahtjeva poseban prozor ili dio prozora za upis. Za razliku od toga, dobar softver omogućuje direktan upis u tablicu. Podatak upisujete izravno u "kućicu" u zadani radak i kolonu tablice. Sve potrebne operacije sa podacima iz drugih kolona ili redaka u tablici obavljaju se automatski odmah po upisu u tablicu, a ne posebnim naredbama „izračunaj“, „prebaci“ itd. Pravilan način upisa podataka u tablicu nije samo intuitivan i privlačan: on višestruko skraćuje vrijeme rada, smanjuje mogućnost pogrešaka i automatizira cijeli proces.

Brisanje, ispravljanje i mijenjanje

Svaki prosječan knjigovođa će vam odmah reći što mu u njegovom poslu najviše smeta: pogreške prlikom knjiženja ili upisa podataka. Mala pogreška u jednom od dokumenata uzrokuje da čitava knjiga na kraju ima krivi rezultat. Loša programska rješenja zahtijevaju neprestalnu napregnutu pažnju prilikom upisa jer jednom upisana greška se ne može ispraviti. Jedini način za ispravak je novo storno knjiženje kojim ispravljate pogrešno. Storniranje pogrešnih poslovnih događaja je postupak koji datira još iz vremena kad se knjigovostvo vodilo ručno, olovkom i papirom i kada drugačiji ispravak nije bio moguć. Kako spriječiti pogreške prilikom upisa?  Dobar softver ima kontrole unutar samog knjiženja, odmah po upisu, prije nego se poslovni događaj proknjiži. (npr. zbroj dugovne i potražne strana nije isti, konto ne postoji itd) Međutim, i tada je moguće upisati pogrešne podatke. Koje je rješenje? Pored storniranja, ili povratnica, dobar poslovni softver ima mogućnost ispravljanja direktno na istom dokumentu, koji, iako je zatvoren ili obračunat možete ponovo otvoriti. Svi ranije upisani podaci ponovo su dostupni za prepravljanje, ubacivanje ili mijenjanje, na isti način kao da je riječ o upisu novog dokumenta. Svi nanovo upisani podaci automatski mijenjaju i sve knjige, bilo da je riječ o glavnoj knjizi, trgovačkoj knjizi, skladišnim karticama ili stanju i saldu na skladištu itd.

Ako softver ima mogućnost mijenjanja i brisanja ranije upisanih podataka, možete biti sigurni da će vas to umnogome riješiti napetosti i neugode i moći ćete zasigurmo i opuštenije i sigurnije raditi.

Ispisi izvještaja

Čak i kada znamo precizno postaviti softverski zahtjev koji tražimo, treba znati i da on može biti u različitim softverskim rješenjima različito postavljen i rješen. Rješenje, naravno, ovisi o mašti i sposobnosti programera koji je razvio softver, ali ponajviše o najbitnijoj stavci: o programskom jeziku i bazi podataka kojim je softver isprogramiran.

Bez obzira što se najveći  dio poslovnih i knjigovodstvenih evidencija obavlja i evidentira unutar računala, memorije i hard diskova, još uvijek značajan dio poslovne informatike čini ispis i izgled na papiru.

Jasan, privlačan i pregledan ispis jedan je od glavnih pokazatelja kvalitete obavljenog posla. Stoga, kvalitetan poslovni softver mora imati pravilno i moderno riješene ispise izvještaja.

Od svih dijelova poslovnih programa izgled ispisa je najviše izložen prepravkama, izmjenama i prilagođavanjima.  Razlog je u tome što ispis često nije definiran zakonima ili pravilima i može biti i ovakav ili onakav, već prema tome što korisnik želi, ili što mu kao ispis u nekom trenutku treba. Pored toga, izgled standardnih izlaznih dokumenata kao što su račun, otpremnica ili ponuda gotovo uvijek treba podesiti prema korisnikovom zahtjevu, ubaciti slike, logo, drugačiji raspored, i sumiranja, ubaciti posebne tekstove itd itd.

U programima starije geracije ispis dokumenata je bio uprogramiran u izvorni kod programa. Promijeniti ispis bilo kojeg dokumenta značilo je i izmjenu čitavog programa.

Noviji i kvaliteteniji programi imaju ispise riješene pomoću tzv. reporta. Što su reporti? Svaki od ispisa ima unaprijed pripremljen samostojeći obrazac koji detaljno definira što je na tom ispisu i kako on izgleda. Reporti su obično spremljeni u zasebne fajlove, a za pripremu i uređivanje takvah fajlova postoje posebni programski alati, kao što su npr. SQL Server Reporting Services ili Crystal Reports.  Obično ti alati imaju i vizuelni sustav za editiranje, poput worda ili excela tako da je na jednostavan i brz način moguće napraviti ogroman broj izvještaja. Uglavnom se uz programe dobiju već unaprijed pripremljeni reporti od stane proizvođača programa, ali nerijetko korisnici sami uređuju ili dotjerivaju svoje reporte. Bitna stvar kod tako rješenih ispisa je što se pojedini ispis može riješiti bez intervencije u izvorni program, samo uređivanjem ili dodavanjem fajla koji označava taj report. Dobra programska rješenja imaju predviđenu mogućnost prilagodbe reporta, najčešće od strane proizvođača ili distributera, a često uz program dolazi i mnogo tipova reporta tako da već i prilikom ispisa imate mogućnost izbora između više oblika ispisa istih podataka, ovisno o tome koliko je reporta unaprijed pripremljeno.

Izvještaj bi trebao imati mogućnost pregleda i na ekranu u istom obliku kakav će biti na ispisu. On ne mora ni biti poslan na printer na štampanje. Dobar softver imi i opciju „izvoza“ izvještaja u neki od formata:  doc (word), pdf, xls (excel) itd. Takav izvještaj je moguće poslati i e-mailom.

Modularnost

Modul, ili utvrđena osnovna veličina, u poslovnoj informatici označava jedan programa koji može raditi samostalno. Pravilno organiziran sistem poslovnih programa treba biti podijeljen na nekoliko modula: financijsko knjigovodstvo, robno knjigovodstvo, obračun plaća itd. Prilikom kupovine odabirete samo one module koji su vam potrebni. Naknadno treba postojati mogućnost dodavanja još nekog od modula u vaš sistem.

Dobar softver ima mogućnost odabira između više verzija istog modula. Te se verzije razlikuju po ugrađenim mogućnostima i cijeni. Primjerice, zašto biste kupili verziju robnog knjigovodstva koje može voditi više skladišta, ako ćete uvijek imati samo jedno skladište?

Najbolje rješenje bi bilo imati mogućnost u vašu jeftiniju verziju koju ste kupili pridodati samo neku pojedinu mogućnost iz naprednijih verzija. Primjerice, pridodati samo obračun PDV-a u vaše veleprodajno knjigovodstvo.

Integriranost

Integririrati (lat. integrare) znači dopuniti, dodati nešto cjelini kao njezin bitni dio. U sistemu poslovnih programa u kojem se koristi više samostalnih programskih modula, integriranost označava povezanost tih modula u jednan sklop. Što to znači i čemu služi? Ako su programi i baze podataka pravilno projektirani, integriranost umnogome skraćuje vrijeme rada, uklanja mogućnost dupliranja funkcionalnosti i umanjuje mogućnost pogrešaka. Jednom upisan podatak kao što je primjerice artikl ili kupac/dobavljač u bilo kojem od modula vidljiv je i dostupan i iz svih ostalih modula, iako svaki od njih radi samostalno. Integrirani programi omugućuju i veze između modula, kao npr. formiranje temeljnice u financijskom modulu iz modula za obračun plaća, međuskladišnice kojima se roba prebacuje između razdvojenih skladišnih modula itd.

Ukoliko za vaše poslovanje trebate dva ili više odvojenih modula, prilikom odabira obavezno postavite pitanje o integriranosti.

Demo verzija

Dobar poslovni softver treba imati i svoju demo verziju. Demo verzija služi za isprobavanje i testiranje mogućnosti i načina rada nekog softvera prije nego se odlučite za kupovinu.Demo verzija programa je ista kao i radna verzija, samo što ima ugrađeno neko ograničenje koje onemogućuje puno korištenje programa. Često je demo verzija ograničena vremenski, tako da nakon instalacije traje ogrančien zadani period, obično mjesec dana.  Dobar softver ima mogućnost lakog pretvaranja demo verzije u radnu verziju. Na taj način svi podaci i knjiženja koje ste upisali u demo načinu ostaju sačuvani i kad se aktivira radna verzija, odnosno samo nastavite raditi.