radi
Kako rade Adacco programi?
Pravilna organizacija baza podataka, ispravno postavljena struktura i veze između pojedinih dijelova programa, logički projektirane programske operacije, najsuvremenija informatička rješenja.
Adacco programima je moguće detaljno i precizno pratiti knjigovodstvene i poslovne evidencije za gotovo svaki mogući tip poslovanja.
Pitanja i odgovori
- Mogu li se u Adacco programima ispravljati, brisati i ubacivati dokumenti?
- Kako je u Adacco programima organizirana lista artikala?
- Kako se u robnom knjigovodstvu zatvara račun preko izvoda?
- Na koji se način u robnom knjigovodstvu unosi početno stanje - za dugovanja i potraživanja za pojedine kupce/dobavljače?
- Na koji način u robnom knjigovodstvu izvršavam zatvaranje ukoliko kupac izvrši uplatu po računu iz prošle godine? (na koji način zatvoram taj početni saldo ukoliko ga ne mogu povući u izvodu kao vezu jer ga nema u knjizi ulaznih računa)?
- Na što se prvom izvodu odnosi početni saldo, i da li ga moram upisivati?
Mogu li se u Adacco programima ispravljati, brisati i ubacivati dokumenti?
^
Zahvaljujući pravilno projektiranim bazama podataka i iskorištenim potencijalima NET alata kojim su programi razvijeni, u Adacco softveru dosegnute su i neke neslućene mogućnosti manipulacije podacima. O čemu se radi? U osnovi radi se o jednostavnim i svima razumljivim operacijama ispravki, brisanja ili ubacivanja dokumenata koju su zbog suženog manevarskog prostora u kojem su programeri starije genaracije radili bili nezamislivi i od strane korisnika smatrani nemogućima.
Način na koji je u svim Adacco programima organizirano kreiranje i upravljanje dokumentima jednoobrazan je u svim programima i za sve poslovne evidencije. Bez obzira da li radi o listi otpremnica, knjizi izlaznih računa ili listi temeljnica, tablice u kojima su prikazani dokumenti i prozori u kojima se oni upisuju ili mijenjaju slični su i koriste se na isti način.
Za svaku vrstu dokumenta najprije se otvara prozor u kojem stoji lista u kojoj svaki red predstavlja jedan od dokumenata. Iz tog prozora se otvara slijedeći prozor u kojem se detaljnjiji podaci o tom dokumentu dodaju ili mijenjaju. Primjerice, ako se radi o listi otpremnica u kojoj svaki red predstavlja jednu otpremnicu, slijedeći prozor u koji se upisuju podaci o otpremnici sadrži datum, kupca i tablicu sa artiklima koji se tom otpremnicom isporučuju.
Dakle, organizacija dokumenata je uniformna: postoji lista dokumenata i dokument. U prozoru lista dokumenata, znači, postoje dugmad "Novi" i "Otvori" nakon kojih se otvara prozor u kojem se dodaje novi dokument ili se otvara neki postojeći. To je, manje više, način na koji je organiziran upis i pregled u svim boljim poslovnim windows programima.
Ono što je posebno u i jedinstveno u Adacco.net programima su mogućnosti naknadnih manipulacija dokumentima koji su već formirani i obračunati. Ti dokumenti su, dakle, već spremljeni u liste dokumenata i za njih se može otvoriti prozor sa detaljnim podacima koji su ranije upisani.
Takav dokument se, nakon što se otvori i prikažu njegovi podaci, u Adacco programima može ponovno ispravljati i mijenjati jednako kao da je riječ o novom dokumentu. Svi izmijenjeni podaci se ponovo obračunaju i pravilno pohranjuju u popratne rezultirajuće tablice: dnevnik, kartice artikala/konta, stanje na skladištu itd. Znači, nema straha da korisnik nešto pogrešno upiše: nakon što taj dokumenat ponovo otvori, on ga može mijenjati i upisivati podatke kao da je to novi dokument i sve će se ponovo obračunati i namjestiti automatski.
Obračunani dokument koji korisnik otvori i čije podatke želi da promijeni može sada nositi i neki drugi proizvoljan datum. Nakon ponovnog obračuna, ukoliko se radi o nekom skladišnom dokumentu, sve rezultirajuće tablice (kartice artikala, trgovačka knjiga ... ) koje moraju biti sortirane po datumima automatski se pravilno obračunaju i namjeste prema izmijenjenom datumu.
Ukoliko otvarate i mijenjate neki dokument iz skladišnog poslovanja (veleprodaja, maloprodaja) čije zalihe pratite financijski po prodajnoj cijeni, tada se nakon ponovnog obračuna automatski formiraju (ili brišu ukoliko su nepotrebne) i pripadajuće nivelacije cijena. Dakle, o nivelacijama uopće ne morate voditi računa: program ih sam dodaje, briše ili mijenja u skladu sa trenutnim prodajnim cijenama u nizu dokumenata kojima se roba skida i stavlja na skladište.
Dokument se iz liste formiranih i obračunatih dokumenata može i obrisati, bez obzira kad je on formiran i na kojem se mjestu u listi nalazi. Brisanjem dokumenta, naravno, brišu se i sve popratne evidencije koje se na taj dokument odnose tako da ne ostaje nikakv trag da je taj dokument i postojao.
Opcijom ubacivanja dokument se može i ubaciti na proizvoljno mjesto u tablici i prije naknadno formiranih i obračunatih dokumanata. Dokument koji je tako ubačen može nositi proizvoljan datum i pripadajući podaci koji su tako ubačeni jednako se tako pravilno vremenski pohranjuju u kartice/dnevnik/trgovačku knjigu.
Ove mogućnosti će u prvi mah korisnicima naviknutima na postojeće dostupne knjigovodstvene programe možda zvučati nepotrebne i suvišne. Mnogi korisnici već imaju utvrđeni način na koji rade i teško im je i zamisliti da rade drugačije. Ali već nakon nekoliko na ovaj način obrađenih, obrisanih ili ubačenih dokumenata svaki upućeni korisnik shvati koliko mu je odjedanput olakšan rad. Više ne mora napeto paziti da ne upiše štogod pogrešno u neko knjiženje. Sve što je bilo kad i u bilo kojem dokumentu pogrešno upisano i proknjiženo/obračunato može se naknadno ponovo otvoriti i mijenjati. Ako je dokumenat sasvim pogrešan ili nepotreban, on se može i obrisati, a ako je neki dokument zaboravio upisati, on se može i ubaciti prije naknadno obavljenih knjiženja.
Način na koji je u svim Adacco programima organizirano kreiranje i upravljanje dokumentima jednoobrazan je u svim programima i za sve poslovne evidencije. Bez obzira da li radi o listi otpremnica, knjizi izlaznih računa ili listi temeljnica, tablice u kojima su prikazani dokumenti i prozori u kojima se oni upisuju ili mijenjaju slični su i koriste se na isti način.
Za svaku vrstu dokumenta najprije se otvara prozor u kojem stoji lista u kojoj svaki red predstavlja jedan od dokumenata. Iz tog prozora se otvara slijedeći prozor u kojem se detaljnjiji podaci o tom dokumentu dodaju ili mijenjaju. Primjerice, ako se radi o listi otpremnica u kojoj svaki red predstavlja jednu otpremnicu, slijedeći prozor u koji se upisuju podaci o otpremnici sadrži datum, kupca i tablicu sa artiklima koji se tom otpremnicom isporučuju.
Dakle, organizacija dokumenata je uniformna: postoji lista dokumenata i dokument. U prozoru lista dokumenata, znači, postoje dugmad "Novi" i "Otvori" nakon kojih se otvara prozor u kojem se dodaje novi dokument ili se otvara neki postojeći. To je, manje više, način na koji je organiziran upis i pregled u svim boljim poslovnim windows programima.
Ono što je posebno u i jedinstveno u Adacco.net programima su mogućnosti naknadnih manipulacija dokumentima koji su već formirani i obračunati. Ti dokumenti su, dakle, već spremljeni u liste dokumenata i za njih se može otvoriti prozor sa detaljnim podacima koji su ranije upisani.
Takav dokument se, nakon što se otvori i prikažu njegovi podaci, u Adacco programima može ponovno ispravljati i mijenjati jednako kao da je riječ o novom dokumentu. Svi izmijenjeni podaci se ponovo obračunaju i pravilno pohranjuju u popratne rezultirajuće tablice: dnevnik, kartice artikala/konta, stanje na skladištu itd. Znači, nema straha da korisnik nešto pogrešno upiše: nakon što taj dokumenat ponovo otvori, on ga može mijenjati i upisivati podatke kao da je to novi dokument i sve će se ponovo obračunati i namjestiti automatski.
Obračunani dokument koji korisnik otvori i čije podatke želi da promijeni može sada nositi i neki drugi proizvoljan datum. Nakon ponovnog obračuna, ukoliko se radi o nekom skladišnom dokumentu, sve rezultirajuće tablice (kartice artikala, trgovačka knjiga ... ) koje moraju biti sortirane po datumima automatski se pravilno obračunaju i namjeste prema izmijenjenom datumu.
Ukoliko otvarate i mijenjate neki dokument iz skladišnog poslovanja (veleprodaja, maloprodaja) čije zalihe pratite financijski po prodajnoj cijeni, tada se nakon ponovnog obračuna automatski formiraju (ili brišu ukoliko su nepotrebne) i pripadajuće nivelacije cijena. Dakle, o nivelacijama uopće ne morate voditi računa: program ih sam dodaje, briše ili mijenja u skladu sa trenutnim prodajnim cijenama u nizu dokumenata kojima se roba skida i stavlja na skladište.
Dokument se iz liste formiranih i obračunatih dokumenata može i obrisati, bez obzira kad je on formiran i na kojem se mjestu u listi nalazi. Brisanjem dokumenta, naravno, brišu se i sve popratne evidencije koje se na taj dokument odnose tako da ne ostaje nikakv trag da je taj dokument i postojao.
Opcijom ubacivanja dokument se može i ubaciti na proizvoljno mjesto u tablici i prije naknadno formiranih i obračunatih dokumanata. Dokument koji je tako ubačen može nositi proizvoljan datum i pripadajući podaci koji su tako ubačeni jednako se tako pravilno vremenski pohranjuju u kartice/dnevnik/trgovačku knjigu.
Ove mogućnosti će u prvi mah korisnicima naviknutima na postojeće dostupne knjigovodstvene programe možda zvučati nepotrebne i suvišne. Mnogi korisnici već imaju utvrđeni način na koji rade i teško im je i zamisliti da rade drugačije. Ali već nakon nekoliko na ovaj način obrađenih, obrisanih ili ubačenih dokumenata svaki upućeni korisnik shvati koliko mu je odjedanput olakšan rad. Više ne mora napeto paziti da ne upiše štogod pogrešno u neko knjiženje. Sve što je bilo kad i u bilo kojem dokumentu pogrešno upisano i proknjiženo/obračunato može se naknadno ponovo otvoriti i mijenjati. Ako je dokumenat sasvim pogrešan ili nepotreban, on se može i obrisati, a ako je neki dokument zaboravio upisati, on se može i ubaciti prije naknadno obavljenih knjiženja.
Kako je u Adacco programima organizirana lista artikala?
^
Lista artikala i usluga je najvažniji pomoćni dio bilo kojeg programa za obavljanje trgovačkog poslovanja. Svi artikli i usluge koji se bilo kojim dokumentom u toku rada primaju, prodaju ili izdaju moraju prethodno biti šifrirani i upisani u listu artikala i usluga.
Postoji i poseban prozor lista usluga. On je vrlo jednostavan i u njemu korisnici mogu napraviti listu usluga koje najčesće upotrebljavaju prilikom izrade računa. Na taj način izbjegava se neprestano ponavljanje upisivanja usluge sa istim nazivom pogotovo ukoliko je taj naziv dugačak.
Podaci iz liste artikala i usluga se u toku rada neprestano koriste, a da korisnik nije u potpunosti toga ni svjestan. Npr. prilikom upisa svakog retka u računu artikl ili usluga se može preslikati iz liste artikala i usluga. I u slučaju da se ne preslikava, šifra upisanog artikla ili usluge se uspoređuje s artiklima ili uslugama iz liste artikala i usluga, te program obavještava korisnika ukoliko ga nije pronašao ili nešto u listi artikala ili usluga nije upisano. Prilikom izračunavanja i prikaza rekapitulacija sve podatke program najprije uspoređuje sa listom artikala i usluga kako bi prikazani rezultati bili precizni i točni.
Dakle, način na koji su artikli ili usluge upisani i organizirani u listi artikala i usluga kao i način na koji se ta lista u toku rada koristi od izuzetnog je značaja za efikasnost čitavog sklopa poslovnog softvera. Ako se ovdje podaci pravilno strukturiraju može se uštediti mnogo vremena, povećati preciznost i olakšati rad. Korisnik se u tom slučaju oslobađa mnogih nepotrebnih operacija.
U Adacco.net modulima koji u radu koriste listu artikala i usluga je posvećena izuzetna pažnja. Već prilikom projektiranja baza podataka u najnovijom vezijama Adacco.net poslovnih programa koristili smo iskustva iz Adacco programa starijih generacija i unapredili novi softver ugradivši u njega noviju i efikasniju organizaciju artikala i usluga. U projektiranju su nam ponajviše pomogle i primjedbe mnogobrojnih korisnika i njihove sugestije. Pored toga, zahvaljujući naprednim NET karakteristikama, ugrađene su i nove mogućnosti koje su ranije bile nemoguće ili prekomplicirane.
Što je to, dakle, u samoj organizaciji liste artikala u Adacco.net programima što donosi tolike prednosti u radu? Pokušat ćemo ovdje iznijeti pojedine karakteristike po točkama, a koje se tiču organizacije i strukture baze podataka s listom artikala i usluga:
Lista artikala i usluga sadrži mnogo podataka koje možete koristiti da biste detaljnije opisali artikl i olakšali pretraživanje po različitim kriterijima:
Postoji i poseban prozor lista usluga. On je vrlo jednostavan i u njemu korisnici mogu napraviti listu usluga koje najčesće upotrebljavaju prilikom izrade računa. Na taj način izbjegava se neprestano ponavljanje upisivanja usluge sa istim nazivom pogotovo ukoliko je taj naziv dugačak.
Podaci iz liste artikala i usluga se u toku rada neprestano koriste, a da korisnik nije u potpunosti toga ni svjestan. Npr. prilikom upisa svakog retka u računu artikl ili usluga se može preslikati iz liste artikala i usluga. I u slučaju da se ne preslikava, šifra upisanog artikla ili usluge se uspoređuje s artiklima ili uslugama iz liste artikala i usluga, te program obavještava korisnika ukoliko ga nije pronašao ili nešto u listi artikala ili usluga nije upisano. Prilikom izračunavanja i prikaza rekapitulacija sve podatke program najprije uspoređuje sa listom artikala i usluga kako bi prikazani rezultati bili precizni i točni.
Dakle, način na koji su artikli ili usluge upisani i organizirani u listi artikala i usluga kao i način na koji se ta lista u toku rada koristi od izuzetnog je značaja za efikasnost čitavog sklopa poslovnog softvera. Ako se ovdje podaci pravilno strukturiraju može se uštediti mnogo vremena, povećati preciznost i olakšati rad. Korisnik se u tom slučaju oslobađa mnogih nepotrebnih operacija.
U Adacco.net modulima koji u radu koriste listu artikala i usluga je posvećena izuzetna pažnja. Već prilikom projektiranja baza podataka u najnovijom vezijama Adacco.net poslovnih programa koristili smo iskustva iz Adacco programa starijih generacija i unapredili novi softver ugradivši u njega noviju i efikasniju organizaciju artikala i usluga. U projektiranju su nam ponajviše pomogle i primjedbe mnogobrojnih korisnika i njihove sugestije. Pored toga, zahvaljujući naprednim NET karakteristikama, ugrađene su i nove mogućnosti koje su ranije bile nemoguće ili prekomplicirane.
Što je to, dakle, u samoj organizaciji liste artikala u Adacco.net programima što donosi tolike prednosti u radu? Pokušat ćemo ovdje iznijeti pojedine karakteristike po točkama, a koje se tiču organizacije i strukture baze podataka s listom artikala i usluga:
- lista artikala i usluga je jedinstvena za čitavu firmu i sadrži iste zajedničke artikle i usluge za sve module i sva skladišta u toj firmi. Dakle, ne postoji više posebna lista artikala za maloprodaju, posebna za veleprodaju, posebna za svako skladište itd. Svi su artikli u jednoj jedinoj tablici, svaki upis ili promjena u listi artikala i usluga se obavlja samo jednom i svaka takva promjena je odmah nakon toga vidljiva i dostupna na svim mogućim mjestima gde se artikli ili usluge koriste
- ista baza podataka s listom artikala i usluga se koristi i kao evidencija i prikaz stanja i salda na skladištu. Ovdje se može uočiti koliko je bitno pravilno projektiranje baza podataka kao i pravilno korištenje NET mogućnosti. Podaci o stanju i saldu artikla za svako skladište, bilo da je ono tipa veleprodaje, maloprodaje ili materijalno nalaze se u istom retku kao pojedine kolone, a trenutno su vidljive samo one kolone koje se odnose na trenutno skladište. Na taj način moguće je za neki artikl odmah odmah vidjeti koliko ga ima na svakom pojedinom skladištu, odnosno koliko ga ima ukupno u firmi
- svaki artkl u listi artikala nosi oznaku da li spada u robu ili usluge. Prilikom fakturiranja, artikl koji ima oznaku 'usluga' ne skida se sa skladišta
- u istoj listi artikala i usluga se nalaze i složeni artikli i proizvodi. To su artikli koji nose oznaku da su sastavljeni od zadanih količina drugih artkala definiranih u normativu. Dakle, u istoj su listi oni artikli koji imaju oznaku da su složeni, oni koji imaju oznaku da su proizvodi i oni koji imaju oznaku da su jednostavni, odnosno pojedine komponente od kojih se složeni artikl ili proizvod sastoji. Tako se prilikom fakturiranja u istom računu mogu naći složeni artikli, proizvodi kao i jednostavni artikli. Svi se ti artikli preslikavaju u račun iz iste liste artikala i usluga. Znači, isti ti proizvodi se u modulu proizvodnja koriste za definiranje proizvoda koji se onda upisuju u radne naloge i izdatnice. Prema tome, lista proizvoda nije ništa drugo nego izdvojena lista artikala koji imaju oznaku 'proizvod'. Razlika između složenog artikla i proizvoda je u tome što je za proizvod predviđena izrada radnog naloga, a složeni artikl prilikom prodaje skida iz skladišta komponente prema normativu. Na taj način je definiranje artikala bilo kojeg tipa maksimalno pojednostavljeno i svedeno na iste definicije i iste podatke
Lista artikala i usluga sadrži mnogo podataka koje možete koristiti da biste detaljnije opisali artikl i olakšali pretraživanje po različitim kriterijima:
- šifra - jednoznačno određuje artikl. Svaki artikl ima jedinstvenu šifru prema kojoj program identificira artikl u svim dokumentima i prikazima. (max. 30 znakova).
- artikl - proizvoljan podatak o artiklu u koji se može upisati bilo što, recimo još neki podatak kojim se može idetntificirati artikl, npr. inozemna šifra artikla, kataloški broj itd (max. 50 znakova).
- naziv - naziv ili ime artikla (max. 100 znakova)
- jed.mj. - jedinica mjere. Obično se upisuje kom, kg, m, lit itd. (max. 5 znakova).
- grupa - šifra grupe artikala. Svakom od artikala možete dodijeliti jednu od grupa iz ranije popunjene liste grupa - kasnije možete pregledavati koliki je npr. bio promet ili prodaja artikala iz neke od grupa u određenom razdoblju.
- broj komada u jed. mr. - broj komada u jedici mjere. Koristi se ako prodajete npr. pakovanja od po 100 komada nekog artikla.
- specifikacija - još jedan podatak koji pobliže označava artikl. Npr. dimenzije, boja, veličina itd. (max. 50 znakova).
- bar kod - još jedan podatak za jednoznačno određivanje i identifikaciju artikla. U maloprodaji se koristi u fakturiranju za identifikaciju artikla bar kod čitačem.
- VPC bez PDV - veleprodajna cijena bez pdv-a.
- cijena u valuti - preračunata cijena u zadanoj valuti. Izračunava se opcijom "Preračun cijena po tečaju valute".
- tarifni broj - preslikava se iz ranije popunjene lista tarifnih brojeva u kojoj su upisane stope poreza. Povezano sa kolonom "Tip poreza" i "Stopa PDV".
- MPC - maloprodajna cijena - koristi se u maloprodajnom knjigovodstvu. U maloprodajnu cijenu je uključen PDV.
- prozvođač - ukoliko želite, ovdje možete upisati proizvođača artikla (max. 30 znakova).
- min. količina - točka ponovnog naručivanja, ovdje upisujete količinu artikla nakon koje ćete ponovo naručiti još toga artikla. Koristi se u prozoru "Skladište" u kojoj je opcija za izdvajanje svih artikala koji imaju količinu manju od minimalne količine.
- Roba/Usluga - zadajete da li je određeni artikl roba ili usluga. Usluga se može fakturirati, ali ona ne skida sa skladišta.
Kako se u robnom knjigovodstvu zatvara račun preko izvoda?
^
Npr. imate u knjizi uaznih računa račun broj 31 s iznosom 100 kn. U listi izvoda dodate novi izvod. Dodajte redak u izvod. Upišite Opis npr. "Plaćanje 797659", U koloni Veza kliknite na strelicu. Otvara se lista dokumenata. Označite "ulazni računi", kliknite OK. Pronađite račun broj 31, kliknite OK. U izvod se preslikala veza i iznos 100 i to u kolonu Duguje.U kolonu Duguje možete upisati i manji iznos, ako je račun plaćen djelomično, tj. prepisujete iznos iz izvoda. Na kraju kliknete Obračunaj veze i OK. Otvorite knjigu ulaznih računa, nađite račun broj 31, kliknite desnim dugmetom miša i odaberite "Lista uplata". Tu vidite s kojim izvodima u kojim iznosima je plaćen taj račun.
Na koji se način u robnom knjigovodstvu unosi početno stanje - za dugovanja i potraživanja za pojedine kupce/dobavljače?
^
To je već uveliko zadiranje u financijsko knjigovodstvo. Međutim, mi smo to vrlo elegantno riješili u veleprodajnom knjigovodstvu. U opciji Poslovanje/Izvodi otvorite izvod - u izvodu žiro račun broj 1 dodajte retke i upišite sva dugovanja i potraživanja po kupcima i dobavljačima... U opciji Poslovanje/Promet po kupcima i dobavljačima bit će vidljive i te upisane vrijednosti.
Na koji način u robnom knjigovodstvu izvršavam zatvaranje ukoliko kupac izvrši uplatu po računu iz prošle godine? (na koji način zatvaram taj početni saldo ukoliko ga ne mogu povući u izvodu kao vezu jer ga nema u knjizi ulaznih računa)?
^
U novi izvod možete upisati red za uplatu po kupcu ili dobavljaču i bez upisivanja veznog dokumenta. Samo upišete kupca/dobavljača i iznos duguje ili potražuje. Taj red je odmah vidljiv i u prometu po kupcima i dobavljačima. Na isti način ste u prometu po kupcima i dobavljačima upisali u prvom izvodu i dugovanja po kupcima i dobavljačima.
Na što se prvom izvodu odnosi početni saldo, i da li ga moram upisivati?
^
U prvom izvodu se može upisati početni saldo na žiro računu, odnosno saldo prenesen iz prošle godine. On se ne mora upisivati i služi samo da bi podaci prethodni saldo, promet i saldo koji se ispisuju na svakom izvodu - odgovarali podacima na izvodu koji ste donijeli iz banke. Znači, nekakva kontrola...