Lista artikala i usluga je najvažniji pomoćni dio bilo kojeg programa za obavljanje trgovačkog poslovanja. Svi artikli i usluge koji se bilo kojim dokumentom u toku rada primaju, prodaju ili izdaju moraju prethodno biti šifrirani i upisani u listu artikala i usluga.
Postoji i poseban prozor lista usluga. On je vrlo jednostavan i u njemu korisnici mogu napraviti listu usluga koje najčesće upotrebljavaju prilikom izrade računa. Na taj način izbjegava se neprestano ponavljanje upisivanja usluge sa istim nazivom pogotovo ukoliko je taj naziv dugačak.
Podaci iz liste artikala i usluga se u toku rada neprestano koriste, a da korisnik nije u potpunosti toga ni svjestan. Npr. prilikom upisa svakog retka u računu artikl ili usluga se može preslikati iz liste artikala i usluga. I u slučaju da se ne preslikava, šifra upisanog artikla ili usluge se uspoređuje s artiklima ili uslugama iz liste artikala i usluga, te program obavještava korisnika ukoliko ga nije pronašao ili nešto u listi artikala ili usluga nije upisano. Prilikom izračunavanja i prikaza rekapitulacija sve podatke program najprije uspoređuje sa listom artikala i usluga kako bi prikazani rezultati bili precizni i točni.
Dakle, način na koji su artikli ili usluge upisani i organizirani u listi artikala i usluga kao i način na koji se ta lista u toku rada koristi od izuzetnog je značaja za efikasnost čitavog sklopa poslovnog softvera. Ako se ovdje podaci pravilno strukturiraju može se uštediti mnogo vremena, povećati preciznost i olakšati rad. Korisnik se u tom slučaju oslobađa mnogih nepotrebnih operacija.
U Adacco.net modulima koji u radu koriste listu artikala i usluga je posvećena izuzetna pažnja. Već prilikom projektiranja baza podataka u najnovijom vezijama Adacco.net poslovnih programa koristili smo iskustva iz Adacco programa starijih generacija i unapredili novi softver ugradivši u njega noviju i efikasniju organizaciju artikala i usluga. U projektiranju su nam ponajviše pomogle i primjedbe mnogobrojnih korisnika i njihove sugestije. Pored toga, zahvaljujući naprednim NET karakteristikama, ugrađene su i nove mogućnosti koje su ranije bile nemoguće ili prekomplicirane.
Što je to, dakle, u samoj organizaciji liste artikala u Adacco.net programima što donosi tolike prednosti u radu? Pokušat ćemo ovdje iznijeti pojedine karakteristike po točkama, a koje se tiču organizacije i strukture baze podataka s listom artikala i usluga:
- lista artikala i usluga je
jedinstvena za čitavu firmu i
sadrži iste
zajedničke artikle i usluge za sve module i sva skladišta u
toj
firmi. Dakle, ne
postoji više posebna lista artikala za maloprodaju, posebna
za
veleprodaju, posebna za svako skladište itd. Svi su artikli
u
jednoj jedinoj tablici, svaki upis ili promjena u listi artikala i
usluga se
obavlja samo jednom i svaka takva promjena je odmah nakon toga vidljiva
i dostupna na svim mogućim mjestima gde se artikli ili usluge
koriste
- ista baza podataka s listom artikala i usluga se koristi i kao evidencija i prikaz stanja i salda na skladištu. Ovdje se može uočiti koliko je bitno pravilno projektiranje baza podataka kao i pravilno korištenje NET mogućnosti. Podaci o stanju i saldu artikla za svako skladište, bilo da je ono tipa veleprodaje, maloprodaje ili materijalno nalaze se u istom retku kao pojedine kolone, a trenutno su vidljive samo one kolone koje se odnose na trenutno skladište. Na taj način moguće je za neki artikl odmah odmah vidjeti koliko ga ima na svakom pojedinom skladištu, odnosno koliko ga ima ukupno u firmi
- svaki artkl u listi artikala nosi oznaku da li spada u robu ili usluge. Prilikom fakturiranja, artikl koji ima oznaku 'usluga' ne skida se sa skladišta
- u istoj listi artikala i usluga se nalaze i složeni artikli i proizvodi. To su artikli koji nose oznaku da su sastavljeni od zadanih količina drugih artkala definiranih u normativu. Dakle, u istoj su listi oni artikli koji imaju oznaku da su složeni, oni koji imaju oznaku da su proizvodi i oni koji imaju oznaku da su jednostavni, odnosno pojedine komponente od kojih se složeni artikl ili proizvod sastoji. Tako se prilikom fakturiranja u istom računu mogu naći složeni artikli, proizvodi kao i jednostavni artikli. Svi se ti artikli preslikavaju u račun iz iste liste artikala i usluga. Znači, isti ti proizvodi se u modulu proizvodnja koriste za definiranje proizvoda koji se onda upisuju u radne naloge i izdatnice. Prema tome, lista proizvoda nije ništa drugo nego izdvojena lista artikala koji imaju oznaku 'proizvod'. Razlika između složenog artikla i proizvoda je u tome što je za proizvod predviđena izrada radnog naloga, a složeni artikl prilikom prodaje skida iz skladišta komponente prema normativu. Na taj način je definiranje artikala bilo kojeg tipa maksimalno pojednostavljeno i svedeno na iste definicije i iste podatke
Lista artikala i usluga sadrži mnogo podataka koje možete koristiti da biste detaljnije opisali artikl i olakšali pretraživanje po različitim kriterijima:
- šifra - jednoznačno
određuje artikl.
Svaki
artikl ima jedinstvenu šifru prema kojoj program
identificira
artikl u svim dokumentima i prikazima. (max. 30 znakova).
- artikl
- proizvoljan podatak o artiklu u koji se može upisati bilo
što, recimo
još neki podatak kojim se može idetntificirati artikl, npr.
inozemna
šifra artikla, kataloški broj itd (max.
50 znakova).
- naziv - naziv ili ime
artikla (max. 100
znakova)
- jed.mj. - jedinica mjere.
Obično se upisuje kom,
kg,
m, lit itd. (max. 5 znakova).
- grupa
- šifra grupe artikala. Svakom od artikala možete dodijeliti
jednu od
grupa iz ranije popunjene liste grupa - kasnije možete pregledavati
koliki je npr. bio promet ili prodaja artikala iz neke od grupa u
određenom razdoblju.
- broj komada u jed. mr. - broj
komada u jedici mjere. Koristi se ako prodajete npr.
pakovanja od po 100 komada
nekog artikla.
- specifikacija - još
jedan podatak koji
pobliže
označava artikl. Npr. dimenzije, boja, veličina itd. (max. 50
znakova).
- bar
kod - još jedan podatak za jednoznačno određivanje i
identifikaciju
artikla. U maloprodaji se koristi u fakturiranju za identifikaciju
artikla bar kod čitačem.
- VPC bez PDV - veleprodajna
cijena bez pdv-a.
- cijena u valuti - preračunata
cijena u zadanoj
valuti.
Izračunava se opcijom "Preračun cijena po tečaju valute".
- tarifni
broj - preslikava se iz ranije popunjene lista tarifnih
brojeva u
kojoj su upisane stope poreza. Povezano sa kolonom "Tip poreza" i
"Stopa PDV".
- MPC - maloprodajna cijena -
koristi se u
maloprodajnom knjigovodstvu. U maloprodajnu cijenu je uključen PDV.
- prozvođač - ukoliko želite,
ovdje možete upisati
proizvođača artikla (max. 30 znakova).
- min.
količina - točka ponovnog naručivanja, ovdje
upisujete količinu artikla nakon koje ćete ponovo naručiti
još toga
artikla. Koristi se u prozoru "Skladište" u kojoj
je opcija za
izdvajanje svih artikala koji imaju količinu manju od minimalne
količine.
- Roba/Usluga - zadajete da li je
određeni artikl
roba ili
usluga. Usluga se može fakturirati, ali ona ne skida sa
skladišta.